編輯導語：在線下活動中，由于環節繁多、涉及人員眾多，此時若想準備過程中不出錯，便可以借用好用的工具來實現活動管理和策劃。本篇文章里，作者便闡述了三張表的作用——執行表、物料表、籌備表。如何發揮好這幾張表，做好線下活動？不妨來看一下作者的總結。
一場線下活動組織的復雜程度比一個線上活動要復雜的多。有各種各樣的物料準備，還有各個環節有不同的人來完成。
有時候在活動現場的執行人員人數又非常有限，又要身兼數職，完成多項任務，才能保障活動的順利交付。這對個人的素質要求是很高的，實際上我們總會有疏漏的地方。
這時候就需要一套好的工具，幫助我們把腦子里的各種事情轉移到紙面上，再由我們來管理活動。
就是三張表：執行表、物料表、籌備表。
一、執行表
如何要讓活動當天每一個人都有條不紊地完成自己的工作呢？靠的就是執行表。
執行表是活動當天會發生的所有事情的一張流程表，作為活動的籌備者，要提前腦海中的每一個環節，都寫在表格中，并安排好每一個環節的執行人。
這張表需要當天所有的工作人員，人手一份。
這張表看起來又一點復雜，不過對于完成一場活動，每一列的信息都至關重要。
1. 階段
是活動當天最基本的大模塊包括：
- 通知；
- 活動準備；
- 簽到；
- 正式活動；
- 活動結束及散場；
- 如果還有額外的環節，可以再增加，比如拍照、交流、招募轉化等環節。
2. 時間
做活動經常會遇到有一些環節的時間會調整，這樣整場活動的時間就都要跟著來調整，非常麻煩。如何快速地調整整個流程的時間安排呢？這時候三列時間表的妙處就體現出來了。用3列來寫時間，分別是開始時間，持續時間和結束時間。
「結束時間」用Excel中的公式來完成，在表格中輸入「=開始時間單元格位置+結束時間單元格位置」。這個功能在在線文檔（騰訊文檔、石墨文檔、飛書文檔）中也可以使用。
如果是連續的活動流程，活動的開始時間，可以用公式來寫「=上一個流程的結束時間」。這樣在活動中修改了任何一個環節的持續時間后，所有的開始時間、結束時間都會自動調整，不用手動調整，非常方便。
3. 工作內容
在活動現場，有時候有些崗位一個人也沒有，有時候大家又扎堆干一件事兒。這時候工作內容的分工，就非常重要了。這里把各個模塊中的工作內容，拆成單條，然后列成清單。每一項工作都要有對應的一個崗位的人來負責，就會責任非常清晰。
4. 工作點位
一場活動的現場，往往有很多位置，如果涉及到招募志愿者，或者臨時的人員，他們可能會對場地功能很不清楚。因此一定要標注清楚每一個項工作的工作點位。
這里的工作點位不僅包括線下的場地，還包括線上的虛擬點位。比如：要在微信群里發通知、要在活動管理后臺推送短信等。
5. 崗位和負責人
為什么要把崗位和責任人要拆開來寫呢？是因為有時候同一個人，他有多個崗位。或者同一個環節，有不同的責任人都要參與到這項工作中。
如何讓大家快速地協同到一個活動中呢？在執行的表格中直接留好大家的電話，能幫助大家快速聯系起來。
6. 工作細節
具體的操作流程，和動作要求，我們寫在這里。
如何讓別人可以清晰理解我們的要求呢？就是在寫細節的時候，要寫到具體的數量，以免沒有規定到位。比如說，當我們要求攝影師給到場的嘉賓拍照，可以寫得更具體一些「為每一位到場的嘉賓拍一張目視鏡頭的半身照，再拍一張全身照」。
7. 物料
每一個涉及到物料的環節，我們都可以把物料標清楚，這樣隨時都可以核對。
8. 備注
在這里可以標注一些備注的信息，比如：
- 是否要調整燈光；
- 是否要給嘉賓遞物品；
- 是否要調整桌椅位置；
- ……
二、物料表
一場活動要用到的物料，少說有二三十個，多了的得上百條。如何在籌備的時候規則有條理呢？這張物料表一定要用好。
除了常規的物料名稱、規格、數量外，我們在這張表上還增加了「物料類型」「使用場景」「責任人」。
1. 為什么要把物料類型分為實體物料和電子物料呢？
現在我們做活動，要用到的東西，除了實體的，有時候還有很多和線上傳播相關的圖片、ppt等電子物料。這些也需要提前規劃好。
2. 為什么不要合并同類項？
我們經常會在做表的時候，把相同內容合并成一個表格。這樣在展示的時候很方便看，但是就很難再改動和排序了。
如果每一列都分開，這樣就可以根據不同的需求來篩選和排序了。
三、籌備表
前期籌備的工作，往往也有很多事情要做，要準備，如何保證大家的進度，就可以用籌備表了。
籌備表包括：任務、優先級、狀態、責任人、截止時間。
在共享文檔中，每一位都可以在自己完成了任務后，更改自己的狀態。
有了這3張表，就可以很輕松地完成正常活動的流程準備和執行。
幫助你更好地在線下活動中傳遞品牌價值，讓用戶成為你真實的朋友。
本文由@一霆原創，運營喵專欄作者。
