如何組織一場會議活動？

在日常的工作當中，不管是需求討論、方案評審還是運營培訓、售前支持等事宜，都需要我們組織相應的會議來做正式的溝通。有時，不僅需要組織部門內的產品、技術和測試，甚至還得需要邀請其他部門的相關干系人參與。組織會議是產品經理經常使用的溝通方式，那什么樣的會議是高效的呢？又該如何組織一場高效的會議呢？以下是筆者對日常組織會議活動的一些心得和體會。

一、會議的組織和安排

1.區分干系人重要程度

參與會議的人員越多，會議時間就越難協調。因為每個人都會有自己需要處理的事情，如果會議的事情對TA來說無關緊要，有時也會想著自己休息下或者偷下懶。這時，我們需要把所有的干系人像需求一樣定下優先級，然后按照優先級的先后順序進行溝通，把最重要干系人的時間確定下來，然后協調其他干系人調整時間盡量參與。無論干系人是否能及時參與會議，會議確定的討論事項結果，都需要同步所有干系人。我們最期待的情況，還是所有的干系人都能參與其中，現場發表自己的意見。

2.明確會議主題和內容

本次會議需要討論哪些內容、想要達到什么目的，緊急重要程度等都需要十分明確，讓參與者真正意識到會議的重要性。如果沒有在組織的過程中說明，那么這場會議很有可能會變成一個茶話會，后續也很難再把大家聚集在一起。

3.要提前同步會議安排

一般情況下，我們在交流群中將會議信息提前同步即可，但是最好的辦法還是采用郵件約會的形式更加靠譜：一是郵件約會自動插入日程安排，這個也是很多辦公同事比較習慣的方式，可以避免自己在繁雜的工作中錯過重要事項；二是郵件約會可同步干系人直屬領導，將整個事情正式化，引起參與者的足夠重視；三是郵件約會可以設置到期提醒，自動在開會之前進行提醒，不用自己再多次提醒，節約后續溝通成本。

使用郵件約會最好是提前1-3天通知到相關與會干系人，這樣的話便于與會干系人了解會議的相關信息，提前做好會議準備。而在會議當天，最好也提醒下相關與會干系人，以免因為其他一些事情占據干系人的參會時間，而影響會議的正常進行。

二、會議的溝通和結論

1.緊跟主題控制好節奏

會議正式開始之后，需要逐步推進每項議題，保證都能得到有效的溝通，避免在一個問題上討論過多的時間。一旦發現某個問題沒能及時討論出結果，要及時打斷。讓與會者意識到大家在這個問題上花費了較長的時間，如果最后會出現延時，也是大家共同的選擇。有時我們在開會時，會出現大家討論了很多內容，但是會議結束后，卻發現沒有任何結論，也沒有任何待辦事項。這種會議只能稱之為“茶話會”，雖然熱鬧，但是沒有任何意義，而且也會嚴重影響各干系人下次參與的熱情。所以，會議期間還是要時刻緊跟主題，控制好節奏。

2.明確會議結論和事項

在會議過程中，難免會遇到一些我們不是特別理解的問題，可能是其他成員的表達方式不同，也可能是自己沒有理解相關業務。這些并不可怕，我們可以記下問題然后再學習，但是在現場會議結束的時候，除了會議討論內容要及時同步外，會議紀要中一定要注意明確討論事項的結論、負責跟進的人員和預計完成的時間表。只有明確了這些，整個事情才是一個可落地，可跟進的事項，否則最后可能就會不了了之。建議抓業務關鍵詞、抓負責人、抓時間表，以此來推動事項的完成。

三、事項的跟進和落實

1.跟進和落實具體事項

會議討論事項的具體落實，其實就是按照會議結束時確定的結論、負責人和時間表進行跟進。這個過程中，千萬不要一味地催促進度，容易引起反感。我們可以在詢問方式上采用一些小技巧，比如詢問在任務完成過程中是不是有什么困難，有沒有需要自己或者團隊的幫助，站在業務負責人的立場上來有效推動相關具體事項的執行和落地。

2.利用站會來了解進度

每日站會是一個信息同步的良好平臺，可以根據成員在站會上的說明非常直觀的了解會議分配任務的完成情況，及時采取相應的推動措施。如果團隊中沒有站會或者站會開地不夠及時，那么也可以利用周會或者在會議紀要的基礎上直接收集進度完成情況。總之，要提前為自己應對可能出現的風險預留一定的時間，千萬不要在最后加班加點，甚至出現延期的情況。