近期受委托幫忙統籌某活動，三天時間零基礎（人員基礎和物料基礎）籌辦場幾十人的線下產品發布會。甲方大佬表示勉強合格，各項活動內容和流程都基本順利走完。但客觀來說過程還是頗多紕漏，結果也差強人意。
一地雞毛、一塌糊涂后的思考總結：線下活動前期籌備和過程管理。
一、統籌的自我修養
統籌，或者說活動的具體負責人、總執行人，主要職責為組織協調，監督管理以及指導工作。組織成立活動項目組，穿針引線將公司各部門同事以及領導聯系起來分配活動的各項工作任務，監督各項工作任務的落實情況，管理內部、外部人員和物料。
指導工作這項非常考驗統籌的溝通能力和技巧，注意統籌身份只是服務此次活動項目組，不代表調整在公司組織架構的工作職能。另外，統籌切忌讓自己陷入某項具體的工作任務中。
二、前期籌備
當接到活動籌備任務時，應及時和任務發布人確認好活動主題，商討活動流程。根據主題和流程做好前期籌備任務安排表和活動預算表并審核通過，拿到此次活動的人事權和財政權才能大干、快干、放手干。
前期籌備任務安排表主要包括成立籌備委員會，統籌組長一定要是壓得住陣的公司領導或者直接老板/總經理掛帥。統籌作為統籌組員負責執行即可。前期籌備組一般包括場地租賃、設備購買，物料設計制作，活動推廣報名、邀請接待與會嘉賓，主持人選與撰寫主持稿，邀請演講嘉賓、確認演講主題與PPT，邀請新聞媒體渠道、撰寫官方新聞稿和發文。
活動預算表主要包含各項工作任務需要的費用，在此過程中涉及到第三方提供服務的要確定好合作細節。即甲方需要做些什么，乙方能提供什么，價格，時間節點以及注意事項。
前期籌備需要注意：
1、做好與會人員預估，參會人員多寡直接和場地、支出相關，如有增減記得做好調整。
2、選定的場地，盡量實地走訪測量一下，獲取各處所需物料設計的尺寸，以便整個活動宣傳物料、座位擺放。
3、活動流程的變動是很正常的現象，要多討論、多交流、多開會，集體決策。
4、設計物料、主持稿和活動流程緊密相連，注意變動及時修改。
5、新聞稿可以根據主題、流程、主持稿內容提前準備好，到時再根據實際活動內容微調和配圖即可，這樣可以保證新聞稿及時發出，最好活動結束就發出，一般不過夜，最遲次日。
6、與活動會議有關的圖片、文字、背景音樂、宣傳視頻等創意類偏主觀感受內容，請讓相關創作人員向上級領導或老板多請示、多匯報、多修改，統籌人員不要瞎拍板決定。
三、過程管理
一般活動舉辦前三天就進入馬力全開狀態，此時各項籌備工作基本完工。活動主題、活動流程已經確定，與會人員與嘉賓名單確認，宣傳視頻、暖場、上下臺音樂、PPT、主持稿等都已搜集準備好，各項物資陸續到齊。
此時做好并發布活動日程表、人員分配及安排表以及物料單，并開活動全員動員大會，調動大家的積極性，統一工作目標，分配工作任務，說明工作要求，指導工作細節。
活動日程表主要包含活動內容流程，各項內容的開始結束時間和主講人/負責人（細化到分鐘），標明各項內容相關人員上下臺和活動進行中的背景音樂，身后屏幕主背景。備注好各項內容的注意事項，如需要控場注意時間等。
人員分配及安排表需要包含工作分組，各組主要職責，組長和組員。工作分組一般有：主持人、應急安保組、禮儀接待組、音頻和PPT播放組、燈光設備組、財務物資后勤組、新聞宣傳組、直播拍照組等。明確各組工作任務，具體執行人以及組長負責制。
物料單主要包含各類物料名稱，數量、單位、尺寸/用途、負責人，活動前注意清點是否全部到位，活動后可重復使用的物料記得整理收納入庫。更新預算表內對應的各項項目的實際支出。
過程管理需要注意：
1、統籌注意做好工作任務分配，確認各項任務的執行人、責任人，確保每位工作人員知道自己該做什么、怎么做，對各項工作內容查遺補漏，對工作結果監督管理。
2、出現問題及時協調各組解決，突發狀況有準備方案隨時救火，工作紕漏及時向上匯報并想辦法補救，你看來天大的事也許領導隨手就能解決或者無關緊要，你認為的小紕漏或者隱瞞掉的小細節卻可能讓整個活動前功盡棄。
3、活動前一天晚上是決戰階段，會發現總有完善不完的細節，加班加點是一定的，但一定一定一定不要熬通宵，不要熬通宵，不要熬通宵，頭發、身體是自己的，健康才能打持久戰。
4、一場高質量、優秀的活動是通過各處細節來體現：主背景用色不協調、主題不對拉低的是活動格調；各種展示的設計物料一處錯別字，瑕疵否定的是團隊心血；上下臺音效、活動背景音樂、PPT、宣傳片播放的不同步抹黑的是團隊的工作能力。這些細節無他，惟有用心、多練、多思考。
一場完整的活動還應該在活動后完美清場，將物料整理收納入庫。
對活動進行復盤總結，表揚活動中表現突出的人和事，檢討活動中的錯誤，改進活動中的不足，彌補活動中的紕漏，核算活動各類數據以判斷是否達到活動目的。
統籌一定要記得組織參加活動復盤總結會議，人在現場才能避免背鍋和少被人甩鍋，不然嘿嘿嘿~
本文由@太微筆記原創，運營喵專欄作者。
